Cómo prevenir los errores de cumplimiento

Muchas empresas de comercio electrónico hacen un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, como los nuevos visitantes, las tasas de conversión y el valor medio de los pedidos y el cumplimiento.

Pero para muchas empresas de comercio electrónico, especialmente las más pequeñas, el cumplimiento es una idea tardía. Esto es un error. Hay métricas clave de cumplimiento que todos los comerciantes deben seguir, incluyendo:

• Tasas de error en los pedidos retirados;
• Índices de error en los productos enviados;
• Tiempo de entrega de los pedidos desde el momento de la recepción hasta el envío;
• Coste real del envío frente a la tarifa aplicada;
• El tiempo que se tarda en atender un pedido medio.
• A menudo, la formación del personal de distribución es escasa o nula y la remuneración es baja. Como resultado, puede haber una excesiva rotación de personal. Esto puede conducir a más errores en el proceso.

Flujo de trabajo de cumplimiento

La mayoría de las empresas siguen alguna versión del siguiente flujo de trabajo, suponiendo que impriman listas de selección y no tengan escáneres de códigos de barras.

1. El pedido se recibe en la cesta de la compra o en el sistema de gestión de pedidos.
2. El pedido se verifica de alguna manera, como una comprobación de fraude y de existencias.
3. Se imprime el albarán de recogida. Se puede imprimir un albarán al mismo tiempo. Si tiene varios almacenes, también puede haber otros procesos implicados.
4. La hoja de picking se coloca en algún tipo de contenedor, para recuperar el inventario.
5. El contenedor se asigna a un empleado de pedidos, que luego recorre el almacén añadiendo los artículos al contenedor. Los artículos se comprueban a medida que se recogen.
6. Control de calidad. Una vez añadidos todos los artículos, pueden ir a un puesto de comprobación o inspección para un control de calidad.
7. Los pedidos comprobados se trasladan al departamento de envíos.
8. El departamento de envíos embala los pedidos con el material de embalaje adecuado para el transportista. En algunos casos, el departamento de envíos internacionales puede tener que seleccionar el transportista en función del peso, el destino o el coste.
9. Adjuntar etiquetas. Se imprimen las etiquetas de envío y se adjuntan a las cajas.
10. Las cajas se organizan para que las recoja el transportista.
    Se avisa a los clientes. En el mejor de los casos, los sistemas de los transportistas están integrados en el sistema de gestión de pedidos, por lo que la información de seguimiento puede enviarse por correo electrónico al cliente.

Embalaje y envío

La parte de embalaje y envío también puede producir errores. He visto de todo, desde pedidos individuales divididos en dos paquetes, hasta un lote entero de pedidos con etiquetas de envío desordenadas. He entregado paquetes en la oficina de correos sólo para encontrar cajas de UPS mezcladas en el contenedor.

Como gestor, a menos que haya realizado el proceso completo tu mismo, probablemente te preguntarás cómo pueden producirse errores. Pero todo el proceso me parece tedioso y repetitivo. Si tus empleados no prestan atención a cada paso, podrían cometer fácilmente un error.

La importancia de la estructura de cumplimiento

Esto me lleva a la importancia de tener procesos de cumplimiento estructurados. Todo el mundo en el almacén debe seguir exactamente los mismos pasos. Esto te permitirá trasladar al personal y formar a los nuevos empleados con mucha más facilidad. También ayuda a identificar el origen de los errores, para corregirlos.

Todo esto empieza por tener una línea de base para medir y mejorar. Establece objetivos y normas de calidad y mídalos de forma continua. Mide la calidad y el rendimiento general de todo el flujo de trabajo.

En resumen, invierte tiempo y dinero en optimizar sus operaciones de cumplimiento. Te ayudará a aumentar los beneficios.

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